29 de junho de 2022
Transformação Digital
3 ferramentas para auxiliar seu dia no escritório
A vida no escritório pode não ser tão simples quanto parece. Muitas vezes, cuidar de diversos detalhes e da organização pode parecer impossível sem o uso de algumas ferramentas.
Isso porque, o uso dessas ferramentas e o auxílio da tecnologia nos ambientes de trabalho são capazes de fazer a diferença de forma a transformar o modo de trabalhar, agilizando e otimizando o tempo gasto em diversas atividades.
Vale lembrar que, atualmente, quase todos os escritórios e ambientes empresariais fazem uso de e-mails, planilhas, arquivos digitais e até mesmo agendas de trabalho online que podem ser compartilhadas entre todos os membros da equipe.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre esse tipo de ferramenta no dia a dia, bem como, entenda a importância delas para a rotina de um escritório ou empresa.
Qual a importância dessas ferramentas no dia a dia?
Antes de conhecer quais são as ferramentas utilizadas na rotina de um escritório, é importante saber qual o papel delas no cotidiano de uma companhia, bem como, qual a sua importância.
Dessa forma, com a ascensão das tecnologias no mundo pós-moderno, a internet trouxe diversas soluções para diversas áreas, como o marketing através do software CRM gratuito, que transformaram a forma de produzir e trabalhar.
Essas soluções tornaram a forma de trabalho muito mais rápida e eficiente, principalmente no que diz respeito à organização de informações, tanto quanto a forma de armazenar esses arquivos.
Essas soluções a problemas de produção se tornaram tão importantes e essenciais para indústria, que muitas pessoas não conseguem nem imaginar como funcionava a rotina de uma companhia quando não existiam planilhas e sistemas integrados, bem como o CRM online gratis.
Basta observar uma questão que é fato: é quase impossível encontrar empresas que não possuem, de forma obrigatória, computadores, sistemas Wi-Fi, bem como sistemas próprios para contagem e controle de produtos.
Além disso, a rotina no escritório conta com muitas outras ferramentas otimizadas e integradas que, muitas vezes, cuidam da organização de questões financeiras e até mesmo sistema para representante comercial gratis.
Resumidamente, essas ferramentas podem beneficiar uma companhia, principalmente no que diz respeito à otimização de tempo, uma vez que, através de ferramentas digitais, é possível desempenhar atividades cotidianas de forma mais eficiente e veloz.
Sem mais delongas, leia a seguir sobre algumas das principais ferramentas que podem otimizar o cotidiano em qualquer escritório, agregando para um melhor desempenho dos funcionários, que por sua vez, só trará benefícios à companhia e ao seu crescimento.
Microsoft Teams
Essa ferramenta é muito utilizada para exercer funções de conversa entre a equipe, através de chats, que, por sua vez, permitem a integração entre os times da empresa.
Além disso, essa ferramenta também oferece recursos para os setores trabalharem em parceria, ela promove a integração do público interno e externo.
A ferramenta também oferece a opção de reuniões e conversas de forma online e em tempo real, através da formação de grupos enormes, que conseguem estar em sintonia, mesmo com centenas de pessoas ao mesmo tempo.
Além de tudo isso, a ferramenta também é integrada com outras aplicações da Microsoft, extremamente importantes para a rotina de um escritório.
Essa ferramentas da Microsoft nada mais são do que:
- Word;
- Excel;
- OneNote;
- Office 365.
Ou seja, além do Microsoft Teams também há como integrar a equipe em edição de documentos.
Backup Infinito
O Backup infinito nas “nuvens”, nada mais é do que um sistema seguro de armazenamento de dados, como os dados extraídos de um CRM grátis, ou qualquer outro tipo de informação pertinente que deva ser guardada, como registros e relatórios.
Essa ferramenta também faz cópias automáticas de todos os arquivos, que são armazenados e criptografados em um servidor remoto, totalmente seguro.
Assim, outro ponto positivo desse tipo de ferramenta, além da segurança, é o fato de que esses dados podem ser acessados remotamente, de forma simples, para pessoas que estejam devidamente autorizadas.
SharePoint
Por último, mas não menos importante, o SharePoint é uma plataforma colaborativa, também da Microsoft, que permite a criação de portais intranets, com o objetivo de promover a comunicação de colaboradores da empresa, além de possibilitar o gerenciamento de conteúdo e gestão de documentos.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Markplan, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre estratégias de negócios, pensados para abranger informações e novidades relacionadas aos maiores segmentos empresariais.
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